PDF/A und Interaktive Formulare – eine Einführung
Formulare sind ein wesentliches Merkmal von PDF welches bereits früh, seit PDF 1.2, in den PDF Sprachumfang aufgenommen wurde. Auch der PDF/A Standard kennt Formulare. Doch für welche Art von Formularen ist PDF/A geeignet?
Hier gilt es sich einmal vor Augen zu führen, das PDF/A als Archivformat konzipiert ist. Formulare haben deshalb Eingang in den Standard gefunden, da in der Praxis Daten mit einer (PDF/A) Formularvorlage zusammen gespeichert werden. Das Formular definiert also Position und Layout der Daten.
Doch eignet sich PDF/A damit auch als Grundlage für interaktive Formulare? Die eindeutige Antwort lautet Nein. Denn interaktive Formulare benötigen Logik – zum Formatieren der Dateneingabe, um Berechnungen vorzunehmen, um Daten zu validieren, um Felder zu sperren und wieder zu entsperren und vieles mehr.
Wie können also interaktive PDF Formulare und PDF/A zusammenspielen?
Für die Praxis relevant ist es interaktive Formulare, nachdem diese „abgeschlossen“ wurden, also keine Eingabe mehr erforderlich ist zur Archivierung in PDF/A zu überführen. Dies kann – je nachdem in welcher Form das Formular vorliegt – mit unterschiedlichen Aufwänden verbunden sein. Hierzu einmal folgende Beispiele:
Fall 1: Das Formular an sich ist PDF/A konform, lediglich die Formularlogik weicht vom Standard ab, indem JavaScript Code enthalten ist
Hier könnte eine geeignete Software, bevor das Formular in das Archiv überführt wird, den JavaScript Code aus dem Formular entfernen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass dies auch die Anzeige von Daten – zum Beispiel die Formatierung eines Tagesdatums – betreffen kann, je nachdem wann der Code zu Ausführung kommt. Einige PDF/A Konverter können dies vornehmen ebenso wie spezielle PDF Reader.
Fall 2: Das Formular an sich ist nicht konform zum PDF/A Standard. es handelt sich aber um ein statisches Formular. Hier könnte eine geeignete Software, sowohl die nicht konformen Elemente „reparieren“ als auch den JavaScript Code entfernen. Einige PDF/A Konverter können auch dies vornehmen.
Fall 3: Es handelt sich um ein dynamisches PDF Formular welches mit dem Adobe LiveCycle Designer erstellt wurde. Hier ist festzustellen, das auf den ersten Blick zwar eine PDF Datei vorliegt, jedoch das eigentliche Formular ein Objekt innerhalb des PDF darstellt, welches nicht durch den PDF Sprachumfang sondern durch die XFA Spezifikation definiert wird. Eine direkte Überführung in PDF/A ist hier nicht möglich. Hier ist es notwendig das Formular nach PDF/A zu rendern, zum Beispiel mit Hilfe von Adobe LiveCycle ES2 Output.
Eine zusätzliche Problematik entsteht dann, wenn die interaktiven Formulare im Rahmen der Formulareingabe digital signiert werden. Hier wird in allen Fällen die Signatur durch die notwendigen „Korrekturen“ am Formular invalide werden.
Wie sieht also ein geeigneter Prozess aus? Ein Prozess welcher auf interaktive PDF Formulare setzt und einer Archivierung im PDF/A Format bedarf wird folgendermaßen aufgebaut sein:
- Dateneingabe über ein interaktives PDF Formular
- Rendern des Formulars und der eingegebenen Daten in ein „abgeschlossenes“ PDF/A konformes Dokument
- Optionale Signatur des Dokuments
- Archivierung in einem geeigneten System
Für Fragen zu Praxisbeispielen, Erfahrungen und eine Softwareauswahl stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.